Was ist DMS? – Eine Beschreibung

Zunächst stellt sich die Frage, was genau Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) eigentlich sind. Das Dokumentenmanagement ist zunächst nichts anders als die Verwaltung, die Organisation und die Bereitstellung von allen unternehmensbezogenen Dokumenten. In der heutigen Arbeitswelt laufen unzählige Dokumente zur Bearbeitung verschiedenster Geschäftsprozesse umher.

 

Es geht im Wesentlichen darum, diese ordnungsgemäß und effizient zu speichern, zu archivieren und für eine strukturierte Bearbeitung bereitzustellen. Da heute so gut wie alle Dokumente in digitaler Form umherlaufen, bedarf es einer digitalen Lösung zur Bewältigung dieser Aufgabe. Hier kommen Dokumentenmanagement-Systeme zu Tragen.

Vorteile:

1. Effiziente Dokumentenorganisation
2. Schneller Zugriff auf Dokumente durch zentrale digitale Ablage
3. Vermeidung von Doppelerfassungen und Mehrfachablage
4. Revisionssichere Ablage und Archivierung von Dokumenten
5. Verbesserung der Zusammenarbeit
6. Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente für mehrere Mitarbeiter
7. Einfache Verteilung von Dokumenten mit Zugriffsmanagement
8. Ortsunabhängiger Zugriff, z.B. für Außendienst oder Homeoffice
9. Automatisierung von Workflows
10. Workflows für Dokumentenbearbeitung entstehen an vielen Stellen
11. Automatisierung von Prozessen und Einhaltung von Compliance-Anforderungen
12. Kosteneinsparungen
13. Senkung der Druck- und Papierkosten
14. Vermeidung von Mehrfachüberweisungen durch doppelte Erfassungen
15. Geringere Kosten für Dokumentenverwaltung im Vergleich zu Papierakten
16. Sicherer Zugriff und Datenschutz
17. Rechtssichere Datenablage und Archivierung gemäß Vorschriften wie GoBD und DSGVO
18. Zugriffskontrolle und Vertraulichkeit sensibler Daten